2/2023 (Znak sprawy)

Ogłoszenie o przetargu 10 stycznia 2023 godz. 9:00

I. Organizator przetargu
NAZWA I ADRES: Fundacja Nowa Przestrzeń
Powstańców Śląskich 89a/102
01-355 Warszawa ; NIP 522 286 79 95

II. Przedmiot przetargu.
a. Nazwa przetargu:

III. Organizacja otwarcia i zamknięcia festiwalu Wisła
a. Zakres zamówienia:
Zamknięcie festiwalu Kazachstan, Kirgistan, Tadżykistan, Gruzja, Chorwacja Rijeka, Split, Pula, Warażdin, Bułgaria, Tadżykistan Otwarcie.
b. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej (tak/nie): tak. Liczba części: 1 lub 2

IV. Termin realizacji zamówienia: w okresie od 11 kwietnia 2023 do 30 kwietnia 2024

V. Informacja o dokumentach jakie mają dostarczyć uczestnicy przetargu w celu potwierdzenia warunków udziału w postępowaniu:
Oferta wykonania organizacji ww. projektów
Fundacja Nowa Przestrzeń
Powstańców Śląskich 89a/102
01-355 Warszawa ; NIP 522 286 79 95

VI. Inne wymagane dokumenty niż wymienione w rozdziale V i VI ogłoszenia:
a. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

VII. Opis kryteriów oceny ofert wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów:
Oferta najbardziej atrakcyjna finansowo będzie przyjęta

VIII. Umowa, informacje o istotnych dla stron postanowieniach, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy lub o ogólnych warunkach umowy lub o wzorze umowy:
a. Zawarcie umowy w wyniku przetargu nastąpi z chwilą złożenia przez strony podpisów na osobnym dokumencie.

IX. Opis sposobu obliczenia ceny oferty
a. Cenę oferty należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
b. Przy obliczaniu ceny należy uwzględnić, że cena będzie obowiązywać strony przez cały okres realizacji zamówienia.

X. Opis sposobu przygotowania oferty:
a. Ofertę należy sporządzić i przedstawić organizatorowi przetarg w języku polskim w formie pisemnej w jednym egzemplarzu.
b. Formularz oferty i dokumenty, które sporządza Oferent muszą być podpisane przez osobę(y) uprawnioną(e) do zaciągania zobowiązań cywilno-prawnych w imieniu Oferenta. W przypadku, gdy uprawnienie do podpisania oferty nie wynika z dokumentu, o którym mowa w rozdziale VII ust. 1 lub z innego dokumentu załączonego do oferty, do oferty dodatkowo należy załączyć stosowne pełnomocnictwo (upoważnienie) podpisane przez osobę(y) uprawnioną(e) do zaciągania zobowiązań cywilno-prawnych w imieniu Oferenta. Pełnomocnictwo należy przedstawić w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie.Pełnomocnictwo w sposób jednoznaczny ma określać, do jakich czynności upoważniona jest osoba.
c. Do formularza oferty należy dołączyć wszystkie wskazane w ogłoszeniu dokumenty.
d. Ofertę należy złożyć w trwale zabezpieczonym opakowaniu zaadresowanym na Zamawiającego, Fundacja Nowa Przestrzeń Powstańców Śląskich 89a/102; 01-355 Warszawa ; NIP 522 286 79 95
e. Za moment złożenia oferty uważa się datę i godzinę jej dotarcia do miejsca składania ofert. Oferty, które wpłyną po upływie terminu składania ofert zostaną odrzucone.
f. Do momentu upływu terminu składania ofert Oferent ma prawo do wycofania swojej oferty, bądź w celu rezygnacji z udziału w postępowaniu, bądź w celu jej modyfikacji (na przykład w wyniku uzyskanych wyjaśnień) i ponownego jej złożenia przed upływem terminu.
g. Miejsce i termin składania ofert:
Fundacja Nowa Przestrzeń
Powstańców Śląskich 89a/102
01-355 Warszawa ; NIP 522 286 79 95
h. Termin składania ofert: data stempla pocztowego do dnia 24 marca 2023 na ww. adres
i. Osoba/y uprawnia/e do kontaktu.

XI. Pracownikiem uprawnionym do kontaktów w sprawach formalnych jest Małgorzata Szlagowska tel. 501 514 499 malgorzata@festiwalwisla.pl
a. Informacje dodatkowe:

XII. W uzasadnionych przypadkach, warunki przetargu mogą zostać zmienione przed terminem składania ofert.
a. Zastrzega się, że przetarg może zostać odwołany.
b. Przetarg może zostać zamknięty bez dokonania wyboru, w szczególności w przypadku, gdy oferta najkorzystniejsza, przekracza kwotę jaką można przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, postępowanie może zostać zamknięte bez wybrania którejkolwiek oferty.
c. O wyniku albo o zamknięciu przetargu bez dokonania wyboru zawiadamia się niezwłocznie podmioty, które złożyły ofertę
d. Każdy może złożyć tylko jedną ofertę.
e. Wszelkie wnioski, zawiadomienia, oświadczenia i informacje Organizator przetargu oraz Oferenci przekazują pisemnie, lub drogą elektroniczną (e-mail:malgorzata@festiwalwisla.pl)
f. Oferent może zwrócić się do Organizatora przetargu o wyjaśnienie treści ogłoszenia o przetargu. Organizator przetargu udzieli wyjaśnień jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści ogłoszenia wpłynie nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert.

Uwagi do realizacji zadania:
Niezbędne do realizacji zadania następujące prace:

Otwarcie Festiwalu
1. Komunikacja
Regularne spotkania zespołu: Organizacja spotkań z zespołem festiwalowym w celu omówienia postępów i rozwiązywania problemów.
Koordynacja z przedstawicielami miast: Współpraca z lokalnymi władzami i instytucjami kultury.
2. Przygotowanie dokumentacji
Tworzenie i dystrybucja agendy: Przygotowanie szczegółowego programu otwarcia i jego dystrybucja do wszystkich zainteresowanych stron.
Tworzenie materiałów informacyjnych: Przygotowanie broszur, folderów i ulotek dla uczestników.
3. Zarządzanie zasobami ludzkimi
Przydzielanie zadań wolontariuszom: Organizacja zespołu wolontariuszy i przydzielanie im zadań.
Szkolenie personelu: Szkolenie pracowników i wolontariuszy w zakresie ich obowiązków.
4. Techniczna obsługa wydarzenia
Obsługa wizualna i dźwiękowa: Upewnienie się, że wszystkie prezentacje, filmy i materiały wideo są gotowe do odtworzenia.
Zapewnienie tłumaczeń na żywo: Organizacja tłumaczeń symultanicznych dla międzynarodowych gości.
5. Planowanie wydarzeń towarzyszących
Organizacja pokazów specjalnych: Planowanie dodatkowych projekcji filmowych, debat, paneli dyskusyjnych.
Przygotowanie wystaw: Organizacja wystaw związanych z tematyką festiwalu.
6. Bezpieczeństwo
Zarządzanie ochroną: Wynajem i koordynacja pracy ochrony na miejscu wydarzenia.
Planowanie ewakuacji: Opracowanie planów ewakuacyjnych i zarządzanie bezpieczeństwem uczestników.
7. Interakcja z publicznością
Organizacja stref dla widzów: Przygotowanie stref odpoczynku, punktów informacyjnych, miejsc dla prasy.
Tworzenie strefy VIP: Organizacja specjalnej strefy dla VIP-ów z dodatkowymi udogodnieniami.
Określenie grupy docelową, którą chcemy zaprosić na imprezę otwarcia – np. typowych klientów, Zaproszenie partnerów biznesowych, środowiska filmowego w tym na przykład urzędników, członków Rady Miejskiej, lokalnych reporterów, doradców biznesowych ze środowiska filmowego
8. Ustalenie harmonogramu, godziny otwarcia ceremonii. Bardzo ważny jest wybór dnia, godziny
9. reklama. Promocja - korzystając z prasy, banerów, portali społecznościowych. umieszczenie znaków w postaci balonów, banerów lub innych elementów identyfikacji wizualnej, aby zwróciły uwagę na wydarzenie.
10. catering na imprezę, dania na wegetariańskie, wegańskie, mięsne.
11. Wręczanie niezbędnych informacji o festiwalu , np. ulotka z stroną internetową, broszura z informacjami,długopis, torbę festiwalowa
12. Logistyka i szczegóły organizacyjne: Zapewnienie płynności przebiegu wydarzenia, od rejestracji gości, przez catering, po zabezpieczenie techniczne.
13. Pokaz filmowy obsługa dyżurki projekcyjnej, obsługa kina, oświetlenie, nagłośnienie
14. Sprzęt na scenę: mikrofony, flagi ,kwiaty podest, schody

Zamknięcie Festiwalu
1. Podsumowanie
Tworzenie raportów: Przygotowanie szczegółowych raportów z przebiegu festiwalu, frekwencji, zrealizowanych działań.
2. Dokumentacja medialna
Przygotowanie relacji: Organizacja relacji foto z zamknięcia festiwalu.
Udostępnianie materiałów: Przesyłanie materiałów medialnych do prasy i na strony internetowe.
3. Zarządzanie powrotem gości
Organizacja transportu powrotnego: Zapewnienie transportu dla gości wracających po zamknięciu festiwalu.
Współpraca z hotelami: Koordynacja wykwaterowania gości.
4. Rozliczenia finansowe
Finalizacja umów: Rozliczenie się z dostawcami, partnerami, pracownikami.
5. Dezaktywacja i demontaż
Demontaż sceny i sprzętu: Organizacja demontażu sceny, sprzętu audiowizualnego, dekoracji.
Sprzątanie miejsc festiwalowych: Koordynacja sprzątania sal kinowych i przestrzeni festiwalowych.
6. Zarządzanie relacjami po festiwalu
Utrzymanie kontaktów: Utrzymywanie relacji z partnerami, sponsorami, mediami po zakończeniu festiwalu.
Dziękowanie uczestnikom: Wysyłanie podziękowań do uczestników, sponsorów, wolontariuszy.
7. Planowanie na przyszłość
Wstępne planowanie kolejnej edycji: Rozpoczęcie planowania następnej edycji festiwalu na podstawie zebranych doświadczeń.
Zbieranie propozycji filmów: Rozpoczęcie zbierania zgłoszeń filmów na kolejny festiwal.

POWRÓT DO STRONY GŁÓWNEJ